기준정보란 ERP에서는 모델 마스터, 벤더 마스터, 고객마스터, G/L 계정과목 등 말 그대로 업무하는데 있어서 시작이 되는 정보들을 말한다.
회사에서 만들어 파는 모델의 세부 정보들이 모델 마스터에 입력이 된다. 예를 들어서 스마트폰을 만들었다고 치면 이 스마트폰의 색깔, 무게, 부피, description 등과 모델의 상위 분류 기준, 어떤 시리즈 제픔인지 등이 기준정보로 들어가게 된다. 또한 발주와 관련도니 정보나 가격 정보 등 민감한 정보도 기준정보에서 취급한다.
벤더 마스터의 경우 구매하는 업체의 정보와 업체에게 지불하는 대금계좌 등의 정보도 같이 관리한다.
이렇게 민감한 정보들이다보니 사고가 생기거나 정보가 잘못 입력되면 업무에 심각한 차질이나 오류를 가져 올 수 있다.
그럴리야 없겠지만, 벤더의 은행계좌 정보를 잘못입력하면, 결제 금액이 엉뚱한데로 지불되게 된다.
생산하는데 필요한 자재들의 정보를 갖고 있는 BOM (Bill of Material) 역시 기준정보이다.
이렇게 중요한 기준정보는 ERP의 시작이자 끝이라고 봐도 좋다. 그리고 어느 회사를 가든지 결국 이 기준정보를 어떻게 관리하는지 살펴보면 회사의 수준을 한 눈에 파악할 수 있다.
필자도 회사의 진단이나 ERP 수준을 파악할 일이 있으면 가장 먼저 보는 것이 이 기준정보이다. 기준정보의 정확도와 운영 수준을 파악하면 회사의 업무 수준이나 관리의 정교함 여부를 판단할 수 있다.
물론 높은 관리수준을 갖고 있다고 회사 매출이 높거나 잘되고 있다고 단어할 수는 없지만, 기준정보 관리 수준이 낮다면 회사는 항상 업무상 높은 risk 에 노출되어 있다고 볼 수 있다.
채권사고든지, 보고하는 데이터의 정확도라든지 혹은 발주의 정확도, 생산 제조원가의 정확도 등등이 부정확하거나 오류가 발생할 가능성에 항상 노출되어 있는 것이다.
그래서 많은 회사들은 기준정보를 한 부서에서 집중적으로 관리하도록, 관련 부서를 두고 관리하는 중앙집중형 관리를 택한다.
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